Может показаться, что делать больше и быть продуктивным – это одно и то же. Однако это очень разные вещи. Можно быть очень занятым и при этом не достигать результата. Продуктивность всегда приносит плоды деятельности. А вот занятость – совсем не обязательно.

Большинству из нас не хочется впустую тратить время. Напротив, мы хотим результатов. Поэтому всевозможные техники планирования и тайм-менеджмента являются важными инструментами в жизни. В этой статье вы найдёте два простых совета, как повысить продуктивность. Надеюсь, они помогут вам успевать больше и получать желаемые результаты.

Первый совет продуктивности, или «Правило 5 секунд»:

отложить размышления на потом и действовать сейчас

Это означает, что вы не размышляете – вы просто встаёте и делаете. Просто начать – это самое большое препятствие, которое нужно преодолеть при попытке добиться чего-либо. Потому что наш мозг найдет массу извинений, чтобы ничего не делать. Привет, прокрастинация! Если же начать выполнять поставленную задачу сразу, мозг не успеет найти оправдания для бездействия.

Так вот, «Правило 5 секунд» достаточно простое: как только у вас появилась цель, вы должны физически двигаться в течение 5 секунд. Иначе ваш мозг убьёт желание выполнять поставленную задачу. Как только возникает мысль о том, что вам нужно сделать, отсчитайте: 5 – 4 – 3 – 2 – 1. И сразу устремляйтесь вперед, как ракета. «Правило 5 секунд» одинаково хорошо действует как с простыми задачами, например, вытереть пыль, так и с более сложными – заполнить налоговую декларацию или обновить резюме. При этом лёгкие задачи выполняйте сразу целиком, а сложные – хотя бы начните.

Например, 10-минутная тренировка. Это несложная задача, но, допустим, вы не любите физические нагрузки. И даже если упражнения можно выполнить всего за 10 минут, вы бесконечно откладываете занятия спортом. Однако, если вместо размышлений «а действительно ли это так полезно» или «может, я пока в достаточно хорошей форме» просто отсчитать от 5 до 0 и начать – тренировка, будет выполнена.

Теперь пример более масштабной задачи, такой как запуск блога. Тут очень много закулисной работы. Ведь одним только написанием статей дело не ограничивается, приходится разбираться в массе тонкостей и настроек, осваивать новые программы, ресурсы и т. п. Однажды я решила, что больше откладывать это нельзя, отсчитала 5 – 4 – 3 – 2 – 1 и договорилась о консультации. Это был первый шаг, который спустя 1,5 месяца и множества других шагов вылился в собственный сайт.

Как только вы встали и начали что-то делать для выполнения цели – задача-минимум уже выполнена. Преодолены самые сложные первые 5 секунд. Первая победа! Обязательно похвалите себя за это достижение, потому что, начав действовать, вы и дальше будете продолжать движение. Ведь по закону инерции движущееся тело остаёется в движении, а тело в состоянии покоя остается в покое. Начав, гораздо сложнее отступить, ведь мозгу сложнее найти оправдания, чтобы прекратить заниматься проектом.

Для начала выберите простое занятие: разложить бельё, подмести, сделать 10-минутную тренировку дома. Как только вы подумаете о том, что вам нужно это сделать...

• Перестаньте думать об этом.

• Сделайте обратный отсчёт, как у космического корабля перед взлётом (5 – 4 – 3 – 2 – 1).

• Двигайтесь! Отрывайте своё тело от дивана или кровати и действуйте.

Уловка состоит в том, чтобы не советоваться со своим мозгом, потому что в 99 % случаев мозг отговорит вас. Он буквально перегружен отговорками. Не стоит раздумывать и позволять мозгу помешать вам. Как только вы знаете, что нужно делать, – двигайтесь вперёд.

Второй совет продуктивности

Разбивать большие задачи на маленькие (небольшие) шаги

Вместо одной глобальной цели лучше вносить в список дел несколько максимально мелких целей, планомерное выполнение которых и приведёт к достижению желаемого результата. Когда каждый шаг ясен, прост и понятен, его легче выполнить и чувствовать себя победителем. Это, в свою очередь, создаёт ощущение движения в потоке: начав продуктивно работать, легко оставаться продуктивным.

Раньше моя проблема с продуктивностью заключалась в том, что я совершенно неправильно составляла список дел. Мой старый «to-do list» включал в себя общие формулировки и огромные задачи (на которые я, естественно, никак не могла найти время).

Выглядело это примерно так:

• написать новую статью;

• создать новый продукт;

• поделиться в социальных сетях.

Когда я садилась, чтобы выполнить одну из тех задач, то словно застревала, поскольку зачастую не знала, с чего начать, и бросала, не доделав. К тому же, когда цель слишком обширна трудно сосредоточиться и выполнить задачу до конца. Более того, у нас нет возможности ничего вычеркнуть до завершения большого дела целиком. А это вызывает чувство вины за невыполнение задачи в течении длительного времени и демотивирует. И тут уже не то что успевать больше, а вообще хоть что-то выполнить проблема.

Когда задачи в списке дел слишком велики – это вызывает прокрастинацию и чувство неудовлетворения

Когда вы совершаете очень маленькие шаги для каждой большой задачи их легче выполнить. Потому, что вы точно знаете, с чего начать, что делать в процессе и где продолжить, если вас прерывают. А это помогает праздновать маленькие победы.

Например, одна из задач в списке дел чаще всего выглядит так: ответить на электронное письмо недовольной клиентки. Это неприятное электронное письмо. Вы думаете, что на его составление уйдёт много времени. И поэтому избегаете выполнения данной задачи.

Теперь давайте попробуем составить список по этой задаче правильно, разделив её на несколько более мелких, чтобы работа выглядела не так пугающе, например:

• Открыть письмо

• Внимательно прочесть

• Определить проблему

• Наметить возможные решения

• Провести мозговой штурм по дополнительным решениям

• Сформулировать ответ

• Отправить письмо

• Удалить задачу «ответить на письмо клиентки» из списка дел.

Как видите, теперь гораздо легче выполнить не особо приятное действие, связанное с ответом на письмо.

Рассмотрим пример бытового уровня. Вместо задачи «Убрать в ванной комнате», которая кажется не особенно приятной, прописываем небольшие практические шаги:

• Включить музыку

• Подготовить чистящие средства и принести их в ванную комнату

• Почистить туалет

• Протереть сиденье дезинфицирующим средством

• Вымыть раковину

• Протереть зеркало

• Вынести мусор в контейнер

• Отнести чистящие средства на место.

Как только вы начнёте двигаться и выполнять шаги по списку, вы обнаружите, что продолжать работу очень легко. Возможно, вам даже захочется сделать уборку в следующей комнате.

Разбиение больших дел на мелкие помогает вашему мозгу понять, что делать прямо сейчас и чем заняться дальше. Таким образом, задачи становятся менее сложными, что помогает вам двигаться вперёд.

Несколько авторов по продуктивности и планированию ссылаются на метод «разделения слона на кусочки». И описывают в деталях его применение в достижении целей и том как успевать больше. Я постаралась выделить главное. Надеюсь, приведённые мной примеры достаточно наглядны и понятны.

Подытоживая сказанное, выделим три преимущества составления списка дел методом разбиения на маленькие шаги.

1. Снижается прокрастинация. Потому что в списке небольших задач каждое следующее действие становится ясным и сверхлёгким.

2. Если вас прерывают (например, ребёнок требует внимания каждые три минуты), легче вернуться к выполнению дела, так как вы точно знаете, какой будет следующий шаг. Не нужно начинать всё с начала, ведь следующий шаг уже записан. Вы можете легко вернуться к тому месту, где остановились.

3. Создаётся положительный опыт. Вместо чувства вины за невыполненные задачи вы начинаете чувствовать себя суперпродуктивными, поскольку вместо списка дел, где, возможно, отмечен всего один пункт в день, увидите множество отмеченных пунктов. А значит, цель успевать больше достигнута. Вы будете ложиться спать с чувством удовлетворения и верой, что можете выполнить буквально любую задачу. Нужно всего лишь разбить её на более мелкие.

Вместо долгих размышлений – действуйте. На пути достижения больших целей любые выполненные шаги, независимо от того, насколько они малы, – это победа. Как только вы скорректируете свои списки дел и начнёте выполнять небольшие задачи, вас приятно удивит, как много вы можете сделать за один день. Со временем быть продуктивным и успевать больше превратится в образ жизни. Уверена, что привычка следовать «Правилу 5 секунд» и совокупность крошечных шагов, выполняемых каждый день, закономерно приведут вас к успеху и чувству удовлетворения.

Подумайте, какую победу вы одержали сегодня. Большую или маленькую?

Лана Дэвис,

ментальный коуч

lanabusinessmama.com