Возможно ли всё успевать, не напрягаясь, если в сутках всего 24 часа? Я решила затронуть эту тему, поскольку буквально на прошлой неделе сама же споткнулась о камень собственной неорганизованности. В результате пишу эту статью в последний момент.

Речь пойдёт о драгоценном и быстротечном времени, а также о том, как организовать свои дела, чтобы всё успевать, не напрягаясь.

Признайтесь, вы тоже заметили, что время как будто летит всё быстрее? Как часто вы слышите или говорите: «У меня ни на что не хватает времени, я ничего не успеваю»! Для многих из нас вопрос того, как уместить все дела в сутки, становится актуальнее и актуальнее. Об этом свидетельствует большое количество книг, тренингов и курсов по тайм-менеджменту и самоорганизации. Как известно, спрос рождает предложение.

Однако проблема далеко не в количестве часов в сутках. И даже не в том, сколько дней в неделе или секунд в минутах. То есть не в объёме времени, а в представлении о понятии «успеть всё». Поэтому давайте для начала определимся, что означает всё успевать? Да и нужно ли вам это?

Успевайте только то, что для вас актуально

Возьмите три листа бумаги. На первом запишите всё, то что вы имеете в виду, когда говорите «всё успеть». Что именно для вас входит в понятие «всё»?

На втором листке запишите дела, которые с уверенностью можете отнести к категориям «важное» и «срочное» одновременно, вычеркивая их из первого списка. Посмотрите на результат. Теперь вы знаете, что действительно очень важно успеть в ближайшее время. Согласитесь, теперь список дел выглядит не таким ужасающим. Возможно, от этого на душе даже как-то полегчало.

Теперь возьмите третий листок. Выпишите из оставшихся в первом списке дел те, которые можно отнести к важным без срочности. Это будут те задачи, которыми вы займётесь, когда появится окошко между важно-срочными делами. А оно обязательно появится, потому что теперь, зная, что нужно делать, мы можем подумать над тем, как эти дела организовать с максимальной эффективностью.

 Навык самоорганизации

Дело в том, что зачастую мы не умеем правильно организовать свой день. Из-за этого и появляется вопрос «Как всё успевать?».

Одной из ошибок является составление списка дел без учёта того, сколько на это уйдёт часов и минут. Плюс, мы умудряемся заниматься тем, что в первоначальный план на день не входило. А ведь на такие спонтанные дела драгоценное время тоже уходит. В результате к вечеру мы понимаем, что очередной день промелькнул. Мы сожалеем, что не всё сделали, и корим себя за те дела, что остались так и не выполненными.

Поэтому предлагаю вашему вниманию правила самоорганизации от Ричарда Темплара. Они помогут глубже понять, как всё успевать, не напрягаясь.

Человек не добивается желаемых результатов просто потому, что не умеет привести в порядок свою жизнь и, как результат, испытывает стресс. От которого, кстати, можно легко избавиться. Всё, что нужно – это научиться нескольким навыкам и приёмам самоорганизации.

Вы вполне способны справиться с ощущением бессилия и чувством того, что вы не контролируете свою жизнь. Для этого нужно всего лишь следовать 5 правилам самоорганизации.

1. Жить в стиле «свободный график» – непозволительная роскошь

Вот так, без гламура. Если вы человек, желающий добиться успеха, вам просто необходимо составлять расписание дел и научиться жить в соответствии с этим расписанием. Конечно, умение принимать решения спонтанно и быстро, подстраиваться под обстоятельства, очень полезно. Но смена обстоятельств, скорее, должна быть исключением, чем правилом.

При этом совсем не обязательно расписывать весь день по часам и минутам. Можно планировать блоками, например, утреннее время, обеденное и вечернее. Главное, чётко понимать, сколько времени уходит на ту или иную задачу, а также учитывать свои биологические часы. Планируйте основную часть дел на пик своей активности.

2. Учитесь успеху у успешных, а организованности – у организованных

Вам необходимо выработать в себе те же привычки, что есть у успешных организованных людей. И никто не говорит, что это будет легко! Иногда выработать полезную привычку так же сложно, как и расстаться с плохой. Но, поверьте, затраченные усилия с лихвой окупятся, ведь в дальнейшем хорошие привычки значительно упростят вашу жизнь.

Вот ориентировочный список привычек, которые я рекомендую вам обрести:

– кладите вещи в одно и то же место. Так вы сэкономите время на поиски;

– при составлении списка дел указывайте временные промежутки. Так вы перестанете планировать нереальное для одного дня количество дел;

– составляйте списки покупок. В этом случае вы перестанете забывать купить нужное и сократите количество ненужных поездок и покупок;

– готовьтесь к серьёзным мероприятиям заранее. Тогда не придётся в последний момент спешить и суетиться, что избавит от дополнительного стресса;

– делайте запасы необходимых и часто расходуемых вещей;

– устанавливайте напоминания. «Напоминалки» сейчас есть практически в любом телефоне или электронной почте.

Занимаясь вопросом самоорганизации, иногда приходится не только приобретать привычки, но от отказываться от них. В частности, нужно отказаться от так называемых «пожирателей времени». Для этого внимательно проанализируйте свой день, а ещё лучше запишите, сколько минут или даже часов вы потратили на каждое занятие в течение дня. Так вы увидите, на что именно уходит ваше время, и сможете решить, от каких дел могли бы отказаться без ущерба для себя.

Многие из тех, кто жалуется на избыток дел, в действительности тратят немало времени на то, чем спокойно могли бы не заниматься. Если вы вечно куда-то спешите и испытываете постоянный стресс, вам придётся вычеркнуть часть своей жизни. Звучит грубо, но другого выхода у вас нет.

3. Прежде чем что-либо приобрести, задумайтесь, оправдают ли себя расходы

Иными словами, в какие траты времени это вам обойдётся? Покупая новую вещь, помните о том времени, которое придётся на неё потратить, например, в обслуживании. А если его у вас и так в обрез, может быть, стоит отказаться от кое-какого барахла?

4. Научитесь говорить «нет»

Это касается предложений, которые по каким-либо причинам вас не устраивают или попросту неинтересны. На них часто тратится очень много времени. То же самое и с общением: если оно не приносит вам пользы, постарайтесь от него отказаться.

5. Делегируйте работу тем, кто может с ней справиться

Зачем тянуть одеяло на себя? Переделать все дела самостоятельно можно, но это малоэффективно. Учитесь делегировать. Один из лучших способов успевать много – сделать так, чтобы другие работали на вас.

В целом придётся приложить определённые усилия и проявить терпение с упорством, чтобы стать организованной личностью. Тем не менее, научиться успевать больше с меньшими затратами под силу каждому. Просто проверьте на себе всё вышеописанное, и вы обязательно добьётесь цели, а затраченные усилия компенсируются повышением эффективности в работе. Пусть вашим новым девизом станет фраза: «Всё успевать, не напрягаясь».

Лана Дэвис,

ментальный коуч

lanabusinessmama.com

(770) 966-4610